Tietosuojakäytäntö

Tervetuloa eScanX:ään ("me", "meidän" tai "meille"). Olemme sitoutuneet suojaamaan henkilötietojasi ja yksityisyyttäsi. Tämä tietosuojakäytäntö selittää, miten keräämme, käytämme, luovutamme ja suojaamme tietojasi, kun käytät asiakirjankäsittelypalveluitamme.

2.1 Antamasi tiedot

• Tilitiedot (nimi, sähköpostiosoite, salasana)
• Maksutiedot (käsitellään turvallisesti Stripen kautta)
• Käsittelyyn lähettämäsi asiakirjat
• Viestintä tukitiimimme kanssa

2.2 Automaattisesti kerätyt tiedot

• IP-osoitteet ja laitetiedot
• Selaintyyppi ja käyttöjärjestelmä
• Käyttötiedot ja analytiikka (Google Analyticsin kautta)
• API-käyttötilastot

Käytämme tietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Palveluidemme tarjoaminen ja ylläpito
• Asiakirjojesi käsittely OCR-teknologialla
• Maksujen käsittely ja petosten estäminen
• Palveluun liittyvien viestien lähettäminen
• Palveluidemme parantaminen ja uusien ominaisuuksien kehittäminen koostettua käyttöstatistiikkaa käyttäen — ei koskaan asiakirjasisältöä
• Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

3.1 Käsittelyn oikeusperuste (GDPR artikla 6)

Käsittelemme tietojasi seuraavilla oikeusperusteilla:

• Tilin rekisteröinti ja palvelun toimitus — Sopimuksen täytäntöönpano (art. 6(1)(b))
• Asiakirjojen OCR-käsittely — Sopimuksen täytäntöönpano (art. 6(1)(b))
• Maksujen käsittely — Sopimuksen täytäntöönpano ja lakisääteinen velvoite (art. 6(1)(b), 6(1)(c))
• Asiakirjojen säilytys säilytysjakson aikana — Oikeutettu etu (art. 6(1)(f))
• Palveluun liittyvät viestit — Sopimuksen täytäntöönpano (art. 6(1)(b))
• Käyttöanalytiikka (koostetusti) — Oikeutettu etu (art. 6(1)(f))
• Markkinointiviestintä — Suostumus (art. 6(1)(a)), vaatii opt-in-valinnan

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, olemme suorittaneet tasapainotestin varmistaaksemme, ettei oikeuksiasi sivuuteta. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä milloin tahansa ottamalla yhteyttä support@erichsol.com.

Toteutamme asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi:

• Salaus siirrossa (TLS/SSL) ja levossa
• Säännölliset turvallisuusauditoinnit ja tunkeutumistestaus
• Pääsynhallinta ja todennusmekanismit
• Asiakirjat tallennettu turvallisesti EU-alueella sijaitsevassa infrastruktuurissa salauksella
• Maksutiedot käsitellään yksinomaan PCI-yhteensopivan Stripen kautta

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin on tarpeen:

• Palveluidemme tarjoamiseksi sinulle
• Lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi
• Riitojen ratkaisemiseksi ja sopimusten täytäntöönpanemiseksi

Asiakirjat käsitellään EU-alueella sijaitsevassa infrastruktuurissa. Ladatut tiedostot poistetaan automaattisesti vakiokäytäntömme määrittämän säilytysjakson jälkeen (katso tarkat ajat tietokäytännöstämme). Voit pyytää välitöntä poistoa milloin tahansa hallintapaneelista tai API:n kautta. Enterprise-asiakkaat voivat neuvotella mukautetun säilytysajan.

Jos olet Euroopan talousalueella (ETA), sinulla on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy: Pyydä kopiot henkilötiedoistasi
• Oikeus oikaisuun: Pyydä virheellisten tietojen korjausta
• Oikeus poistamiseen: Pyydä tietojesi poistamista
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rajoita tapaa, jolla käytämme tietojasi
• Oikeus tietojen siirrettävyyteen: Vastaanota tietosi koneluettavassa muodossa
• Vastustamisoikeus: Vastusta tietojesi käsittelyä
• Oikeus tehdä valitus: Tee valitus valvontaviranomaiselle, jos uskot tietosuojaoikeuksiasi loukatun

Käyttääksesi näitä oikeuksia, ota meihin yhteyttä osoitteessa support@erichsol.com

Käytämme evästeitä ja vastaavia seurantateknologioita:

• Istunnon ja todennuksen ylläpitämiseksi
• Asetustesi muistamiseksi
• Käyttötapojen analysoimiseksi (Google Analytics)
• Petosten ja väärinkäytön estämiseksi (reCAPTCHA)

Voit hallita evästeitä selaimesi asetuksissa.

Käytämme seuraavia alikäsittelijöitä Palvelun toimittamiseksi. Kaikki käsittelevät tietoja puolestamme kirjallisten sopimusten ja asianmukaisten suojatoimien (mm. vakiosopimuslausekkeet, kun niitä tarvitaan) nojalla:

• AWS (Amplify, Lightsail, S3): Pilvi-infrastruktuuri: frontend-isännöinti (Ruotsi), backend-laskenta (Tukholma) ja asiakirjojen tallennus (Tukholma). Kaikki kuormat on lukittu EU-alueille.
• Verda: Tekoälypäätelmälaskenta asiakirjojen poiminnan aikana. Sijaitsee Suomessa EU-isännöidyllä infrastruktuurilla. Vastaanottaa asiakirjojen sisältöä vain poimintapyynnön ajaksi eikä säilytä sitä.
• Stripe: Maksunkäsittely ja tilausten hallinta. Vastaanottaa vain laskutustietoja — ei koskaan asiakirjojen sisältöä. Stripe on EU:n ja Yhdysvaltojen vastaavuuspäätösten piirissä.
• Microsoft: Tapahtumasähköpostien lähetys (tilin vahvistus, salasanan palautus, laskutusilmoitukset).
• Sentry: Sovellusten virheiden ja suorituskyvyn seuranta. Lukittu EU-alueelle. Ei vastaanota asiakirjojen sisältöä.
• Google Analytics: Verkkosivuston käytön kootut analytiikkatiedot. Ladataan vain, kun olet antanut analytiikkasuostumuksen evästebannerissa; IP-osoitteen anonymisointi on käytössä.
• Google reCAPTCHA: Roskapostin ja väärinkäytön esto kirjautumis-, rekisteröinti-, salasanan palautus- ja yhteydenottolomakkeissa.

Infrastruktuurialueemme ja vaatimustenmukaisuustilamme julkaistaan osoitteessa /policy; ajantasainen alikäsittelijälista toimitetaan pyynnöstä DPA-asiakirjan osana.

Tietojasi voidaan siirtää ja käsitellä muissa maissa kuin asuinmaassasi. Varmistamme, että asianmukaiset suojatoimet ovat käytössä tällaisia siirtoja varten, mukaan lukien Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet.

Palvelumme eivät ole tarkoitettu alle 18-vuotiaille henkilöille. Emme tietoisesti kerää henkilötietoja lapsilta. Jos uskot, että olemme keränneet tietoja lapselta, ota meihin yhteyttä välittömästi.

Voimme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain. Ilmoitamme merkittävistä muutoksista sähköpostitse tai näkyvällä ilmoituksella verkkosivustollamme. Palveluidemme jatkuva käyttö muutosten jälkeen tarkoittaa päivitetyn käytännön hyväksymistä.

Jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita tästä tietosuojakäytännöstä, ota meihin yhteyttä:

• Sähköposti: support@erichsol.com
• Osoite: Erichsol Oy, Suomi
• Tietosuojavastaava: support@erichsol.com